Mi az adminisztratív ellenőrzés:
Az adminisztratív ellenőrzés az egy vállalat vagy intézmény szervezeti felépítésének értékelése és elemzése működésének megismerése és az áruk vagy szolgáltatások minőségének és versenyképességének javításának lehetőségeinek meghatározása érdekében.
Az adminisztratív ellenőrzés révén fel lehet mérni, hogy a vállalat adminisztrációja megfelel-e a szervezeti, irányítási és ellenőrzési tervekben javasolt céloknak az igényeinek megfelelően.
A szervezeti struktúrák legnagyobb hatékonyságának elérése érdekében adminisztratív ellenőrzéseket kell végezni minden vállalatban vagy intézményben, kis, közepes és nagy, magán vagy állami, valamint valamennyi részlegükön.
Az adminisztratív ellenőrzés háttere
Különböző vizsgálatok szerint az adminisztratív ellenőrzés gondolata megjelenik, más szóval a Hammurabi-kódexben, amelyben a kereskedelem ellenőrzésének fontosságát említik, ezért ez nem új kifejezés.
1935-ben James O. McKinsey volt a szerző, aki meghatározta az adminisztratív ellenőrzés alapjait, feltárva a vállalat helyzetének értékelésének fontosságát annak meghatározása érdekében, hogy hová szeretne menni, és milyen célokat szeretne elérni.
Másrészt 1959-ben Víctor Lazzaro kiadott egy könyvet Rendszerek és eljárások ahol bemutatja a vállalatokban vagy intézményekben folytatott adminisztratív ellenőrzés hozzájárulását és fontosságát.
Később, 1971-ben, a szerző, Agustín Reyes Ponce közli elképzeléseit arról, hogy az emberi erőforrások ellenőrzése hogyan kapcsolódik az adminisztratív ellenőrzéshez.
Az adminisztratív audit kifejezést azonban folyamatosan adaptálták a modern adminisztráció igényeihez, ezért számos szerző volt, akik az évek során új érdeklődési pontokat építettek be a téma iránt.
Az adminisztratív ellenőrzés céljai
Az adminisztratív ellenőrzés fő célja annak meghatározása, hogy melyek azok a hiányosságok vagy szabálytalanságok, amelyek a vállalat vagy intézmény különböző függőségeiben jelentkeznek, és a probléma megoldása.
- Csatornázza a vállalat vagy intézmény adminisztrációjának megfelelő erőforrások optimalizálási műveleteit.
- Értékelje, hogy a kínált szolgáltatás az egyes vállalatok vagy intézmények belső szervezete alapján kielégíti-e az ügyfelek elvárásait.
- Kezelési tervek és modellek révén mozdítsa elő a nyilvánosság számára kínált szolgáltatások vagy áruk minőségi és versenyképességi szintjének növekedését.
- Határozza meg, hogy melyek a rossz és veszteséges kezelési módszerek, hogy ez ne fordulhasson elő.
- Határozza meg a vállalat vezetésének sikereit és azt, hogy eredményei hogyan közelítik meg a javasolt célokat.
- Megállapítja, hogy melyek azok a munkaeszközök, amelyek hozzájárulnak vagy késleltetik a vállalat vagy intézmény fejlődését.
- Elemezze az adminisztratív funkciókat és azok kapcsolatát a vállalat vagy intézmény más függőségeivel.
Adminisztratív ellenőrzés módszertana
Az alkalmazott módszertan lehetővé teszi az ellenőrzési folyamat során összegyűjtött információk egyszerű és hozzáférhető módon történő rendszerezését az eredmények későbbi bemutatása és a követendő lépések meghatározása érdekében a vállalat vagy intézmény működésének optimalizálása érdekében.
Tervezés: az iránymutatásokat kell követni a fő értékelendő tényezőkre kiterjedő adminisztratív ellenőrzés elvégzéséhez.
Hangszerelés: kiválasztják és alkalmazzák az adatgyűjtés leghatékonyabb technikáit.
Vizsga: A szükséges elemzési technikákat alkalmazzák az adminisztráció jellemzőinek megállapításához és az adatok összegyűjtéséhez, amelyek lehetővé teszik a vállalat vagy intézmény helyzetének értékelését.
Jelentés: Az adminisztratív ellenőrzés végén jelentést készítenek, amely meghatározza az ellenőrzött területet, az értékelés célját, a folyamat időtartamát, a megszerzett hatókört, az erőforrásokat és az alkalmazott módszereket.
Az adminisztratív ellenőrzés fontossága
Az adminisztratív ellenőrzés alapvető eszköz a vállalat vagy intézmény folyamatos fejlődését elősegítő hiányosságok és / vagy lehetőségterületek felderítésére.
Az adminisztratív ellenőrzéseket évente legalább egyszer el kell végezni mind az állami, mind a magánvállalkozásoknál annak érdekében, hogy naprakész információkat szerezzünk arról, hogyan működik, mi van és mi hiányzik.
Az ellenőrzés eredménye létfontosságú ahhoz, hogy később a vállalat működését lehetővé tevő emberi és anyagi munkacsoportok jó teljesítménye alapján a lehető leghelyesebb döntéseket hozzuk.
Számos alkalommal auditok révén kellett egy vállalat vagy intézmény igazgatóinak vagy felsővezetőinek döntést hozniuk fontos beruházások végrehajtásáról, üzemek bezárásáról vagy akár a személyzet mellőzéséről.
Az adminisztratív ellenőrzés hatálya
Az adminisztratív auditok különböző szempontokat tartalmaznak, amelyek értékelése és elemzése lehetővé teszi a vállalat jelenlegi állapotának meghatározását, valamint működésének és szolgáltatásminőségének javítását vagy fenntartását.
Az adminisztratív ellenőrzés terjedelme meghatározza, hogy az elvégzendő értékelés mennyire széles és mély lesz, mivel egy részlegre, területre vagy akár az egész vállalatra kiterjedhet.
Ezért olyan kérdésekkel foglalkozik, mint például a hierarchikus szint, a technológiák fejlesztése és felhasználása, az emberi erőforrások, az alkalmazottak száma, a kommunikációs rendszerek, a teljesítményszint, a munkakörnyezet, az ügyfélkezelés.
Az adminisztratív auditok minden szervezetre alkalmazhatók, különösen akkor, ha a folyamat végén a vállalat vagy intézmény minőségi tanúsítványt szerez.
