Mi a hivatalos levél:
A hivatalos levél a dokumentum, amelynek tartalma intézményi, üzleti, munkaügyi, politikai, pénzügyi, tudományos témára utaltöbbek között a formális és szívélyes nyelvet.
A hivatalos levél egy olyan levélváltás, amelyet szokás folytatni azokban az esetekben, amikor kérelmet, ajánlást, előadást, köszönetet, követelést, lemondást vagy konkrét érdeklődésre számot tartó információk közlését kívánja megtenni.
Ebben az értelemben a hivatalos levél megfelel bizonyos elemeknek és jellemzőknek, amelyek megkülönböztetik az informális leveletől vagy más típusú írásos közléstől. Hasonlóképpen, szerkezete három alapvető részből áll, amelyek a címsor, az információk bemutatása és a búcsú.
A hivatalos levél lehetővé teszi a kommunikációt két olyan ember között, akik általában nem ismerik egymást, ezért hangsúlyt fektetnek a gondos írásra, az ötletek bemutatására, a szívélyes, tiszteletteljes és formális nyelv használatára és egyéb elemekre.
Ezért az ilyen típusú levelekben elkerülik a helyesírási hibákat, a sztrájkokat, a törléseket, az olvashatatlan kézírást, az utóírók használatát, többek között a késői válaszadásokat.
A hivatalos levél elemei
A hivatalos levél egy sor olyan elemet tartalmaz, amelyeket be kell tartani annak érdekében, hogy betöltse kommunikációs funkcióját és választ adjon az említett információkra. Az alábbiakban bemutatjuk a hivatalos levél főbb elemeit.
- Fejléc: a feladó adatai, amelyek többek között a telefonszámot, címet, e-mailt tartalmazzák.
- Címzett neve: a levél címzettje.
- Hely és dátum a levél megírásától kezdve.
- Üdvözlet vagy fejléc: az udvariasság és a tisztelet képleteivel íródott, és megelőzi a levél tárgyát.
- Tárgy vagy bevezetés röviden a levél okáról.
- Üzenet törzse: Ez a levél legfontosabb része, mert annak okai lelepleződnek és kifejlődnek.
- Kirúgott: egy bekezdésből áll, amelyben a fő gondolat zárva van, és egy szívélyes búcsúból.
- Cég: beírják a feladó nevét és pozícióját.
A hivatalos levél jellemzői
A hivatalos levél jellemzőit egy összefüggő, rövid, tiszteletteljes információ bemutatása foglalja össze, amely az egyértelmű üzenet továbbításának funkcióját tölti be.
- Formális, egyszerű és világos nyelvet használnak.
- Az udvariassági képletek érvényesek.
- A tartalom rövid és pontos (kisebb részleteket nem közölünk).
- A teljes és szükséges információ ki van téve.
- Az ötleteket fontossági sorrendben, rövid, összefüggő bekezdésekkel mutatjuk be.
- Ezek a levelek általában idegeneknek szólnak.
